日本公司或是在日華僑華人在中國國內(nèi)辦理某些手續(xù)或提起訴訟、仲裁時，常常需要提交一些在日本制作或是取得的文書，而這些文件是不能夠直接在國內(nèi)使用想，為證明其有效性及真實性，往往被要求在日本辦理文書的公證認證。日本公司要如何辦理公證認證呢？

在日本文書分為兩種：公文書和私文書。

1、公文書

所謂公文書，就是指由國家或是地方自治團體的機關(guān)或是職員按其職能而制作的文書，比如市民票謄本、嬰兒出生的屆出證明書、公司謄本及印章證明書等。這些文書出自公權(quán)機構(gòu)，所需公證認證程序相對簡單。

所需程序分兩步：

（1）日本外務(wù)省認證程序；

認證目的：證明該公文書確實由真實的公權(quán)機構(gòu)制作。

所需基本材料：

①需認證的公文書；

②申請表；

③申請人身份證明；

如由代理人辦理手續(xù)，則還需合乎格式的委托書，申請人身份證明換成代理人的身份證明。若申請人是法人，可由法定代表人親自辦理或通過代理人辦理。

（2）中國查證申請服務(wù)中心的認證程序。

認證目的：證明該文件確實經(jīng)過日本外務(wù)省的有效認證。

所需基本材料：

①經(jīng)日本外務(wù)省認證的公文書及其復(fù)印件；

②申請表；

③申請人身份證明及其復(fù)印件；

如由代理人辦理手續(xù)，則還需合乎格式的委托書以及代理人的身份證明及其復(fù)印件，申請人身份證明可只準備復(fù)印件。若申請人為法人，可由法定代表人親自辦理或通過代理人辦理。

2、私文書

所謂私文書，即民間制作的文書，由個人、企業(yè)或其他民間機構(gòu)等制作的委托書或宣誓書等。該類文書的公證認證手續(xù)需證明文書確實是由文書中所記載的當(dāng)事人制作，所以與公文書相比，私文書的公證認證程序更加復(fù)雜。

一般情況下所需程序分以下四個流程：

（1）公證役場公證程序；

認證目的：類似國內(nèi)公證處，證明該私文書確由當(dāng)事人制作。

所需基本材料：

①需公證的私文書

②文書當(dāng)事人的身份證明及其復(fù)印件（若當(dāng)事人為法人，則需要公司謄本以及文書中所使用的代表印的印章證明書。）

③申請人身份證明

如由代理人辦理手續(xù)，則還需合乎格式的委托書以及代理人的身份證明。若當(dāng)事人為法人，可由法定代表人親自辦理或通過代理人辦理。

（2）法務(wù)局認證程序；

（3）日本外務(wù)省認證程序；

通常情況下，私文書完成公證役場公證程序后還要經(jīng)過“法務(wù)局認證程序”（旨在確認公證役場之公證人的真實性）和“日本外務(wù)省認證程序”（旨在確認法務(wù)局認證的真實性），手續(xù)較為繁瑣。但若在“東京都、大阪府、神奈川縣”內(nèi)的公證役場辦理公證的話，可享受“一站式”服務(wù)，即流程中的2和3兩個環(huán)節(jié)可一并辦理，無需提交其他材料。

（4）中國查證申請服務(wù)中心的認證程序。

認證目的：證明該文件確實經(jīng)過日本外務(wù)省的有效認證。

所需基本材料：

①完成1、2、3程序的私文書及其復(fù)印件

②申請表

③文書當(dāng)事人身份證明及其復(fù)印件（若當(dāng)事人為法人，則需要公司謄本、文書中所使用的代表印的印章證明書，以及法人代表個人身份證明的復(fù)印件。）

如由代理人辦理手續(xù)，則還需合乎格式的委托書、代理人的身份證明書及其復(fù)印件，申請人身份證明可只準備復(fù)印件。若當(dāng)事人為法人，可由法定代表人親自辦理或通過代理人辦理。）